企業における普遍的なテーマのひとつ「社内情報共有」。情報共有が重要と認識しながらも、多くの企業でなかなか実践できていない理由は何でしょうか？
情報共有という言葉は漠然としています。そのため、どんな情報をどんな目的で、社員の誰までを対象として共有するべきか？また、誰がメンテナンスをするか？こうしたことを明確に決めなくてはなりません。また、扱うべき情報は増える一方であるため、情報共有が進んだという実感が得られにくいようです。
サンロフトも同じ状況にありました。ただ、クラウドサービス「Google Apps」を導入した頃から、状況が少しずつ変わっていきました。「客先から会議室の予約をしたい」「出張中でも営業資料に書き込みをしたい」「社員全員にメールで送信されたお知らせを、必要になったときに簡単に確認したい」など、日常の中で社員の「こうなったら便利」だと思うことが、実際にかたちにでき、便利さを実感できるようになりました。
もちろん、きちんと運用されていれば、紙やホワイトボードなどでの情報管理でも良いでしょう。ただし、「手書きでのメンテナンスが面倒」「閲覧場所が制限されていて不便」「更新がしにくいので情報が古くなりがち」などの課題があるようなら、ITを活用して「生きた情報」にすることができます。目に見える状態にして、実際に使って検証することが、安価で気軽に、そして誰でもできるようになった今日この頃です。
